AMT經典案例
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華東建筑設計研究院 5 年知識管理提升路

發布時間:2017-05-16

知識管理平臺搭建好后,要保證知識管理真正深入落地見實效,還需要長期的推進工作,包括知識點的梳理、知識產品的提煉、指標經驗值的提煉、知識結構的優化、知識管理系統的優化、培訓推廣以及評估改進等等。華東建筑設計研究院通過與AMT持續5年的知識管理外包服務合作,構建了可持續積累的企業智庫,實現了知識管理和業務的緊密結合;通過知識管理的深度應用,促進了專業化發展,使知識管理成為提升企業核心競爭力、實現企業戰略落地的重要抓手。

華東建筑設計研究院有限公司(以下簡稱華東建筑設計院)成立于一九五二年,是中國成立最早、規模最大的提供建筑設計綜合性服務的專業公司,服務領域涉及建筑設計、結構及機電設計、城市規劃、室內及景觀設計等,并為不同行業和地區的客戶提供增值服務,目前,已在北京、天津、大連、重慶、蘇州等十二個國內主要城市設立了分支機構。成立至今,設計項目遍及20余個國家和地區,完成工程設計及咨詢2萬余項,在各個領域獲得總計600余個獎項,并與100余家境外建筑設計事務所、工程公司建立了合作關系。

為了實現成為國內領先,國際一流的建筑設計企業的目標,華東建筑設計院將知識管理作為促進專業化發展、提升企業核心競爭力的重要戰略舉措。從2008年開始,通過與AMT連續5年多的持續合作,從知識管理規劃咨詢到知識管理深化落地的持續外包,結合業務流程建起了一體化的知識管理體系,構建了可持續積累的企業智庫,實現了知識管理和業務的緊密結合;通過知識管理的深度應用,使知識管理成為實現企業戰略落地的重要抓手。

第一期:建立一體化的知識管理體系平臺

在知識管理項目啟動前,華東建筑設計院雖然在知識管理方面已經進行過較長時間的積累,但存在內部對知識管理的內涵認識不統一,知識管理的手段單一,缺少必要的整體設計,知識管理與實際業務運作的結合有待進一步加強等問題。

結合華東建筑設計院的戰略要求和管理現狀,AMT為其搭建了一體化的知識管理體系,包含知識管理藍圖設計、知識管理系統需求分析,并進行系統實施,為知識管理的落地建立起基礎平臺。 

知識管理藍圖設計:結合實際業務特點,構建基本的知識文檔分類體系,梳理不同專業、產品的知識地圖,特別是從規范技術管理的角度,結合實際業務流程,建立面向不同專業/產品的知識歷程圖。同時協助華東建筑設計院完成項目管理類、日常管理類標準化文檔模板的編制。

知識管理系統需求分析:結合ISO質量管理流程,設計各階段的關鍵控制節點,并梳理設計其關鍵流程;結合華東建筑設計院對項目管理和職能管理的具體要求,進行知識管理系統需求分析;結合知識管理系統的具體應用需求,給出知識管理系統選型和實施建議。

知識管理系統實施及試點驗證:在知識管理整體規劃及系統需求分析的基礎上,進行知識管理系統的搭建,并分階段,有重點地進行功能模塊的實現。在軟件平臺搭建完成后通過五個試點項目進行檢驗,確保了規劃成果的可落地。

第二期:知識管理的全面應用及評估改進

在知識管理平臺搭建好后,如何推動各部門全面應用知識管理系統,需要通過培訓、文化宣傳讓員工逐步熟悉知識管理系統應用;需要使各部門結合項目進程按時完成資料的整理提交以達到知識管理的考核標準;需要進行核心知識文檔的整理,提高知識庫的粘性;同時需要不斷收集員工意見,解決實際操作困難,減少推行阻力,使知識管理系統更好地為業務服務。項目組主要從以下方面推進知識管理的全面應用: 

核心知識的細化梳理:配合院內部知識管理團隊,對歷史資料的整理提出建設性意見;選擇重點專項團隊對知識體系進行細化梳理;結合重點項目及科研業務建設成果,選擇重點專業方向,設計整理相關知識地圖集,將常用及精華知識點統一歸納整理,便于知識的復用。 

知識管理與職能管理的融合:從項目管理、運營管理等職能工作需要出發,根據項目管理要求,院專項化工作要求和項目特點,對項目分類進行調整,增加各維度標簽和查詢優化,來支持職能部門管理工作。 

知識管理系統的修改和優化:從不同部門、人員角色的角度,根據用戶使用習慣對操作界面、鏈接方式、查詢方式、知識呈現等進行配置優化,提升用戶體驗。 

知識管理實施效果評估改進和成果分享:對知識管理實行情況進行階段后評估。從知識、人、系統、管理這四個維度對知識管理的整體推行效果進行綜合評估,結合評估結果,改進和完善知識管理工作。

第三期:知識積累的質量以及系統使用效率的提升

為了使前期的成果能夠切實服務于華東建筑設計院業務工作,并不斷提高全員對知識管理意識和系統使用的滿意度,需要提高知識管理成果與業務的貼合度、突出重點、提高知識內容的質量和知識管理系統使用的效率,具體工作內容如下:

知識產品提煉:結合技術管理的需要和已有的知識積累,選擇重點內容進行專項技術提煉,并結合技術交流等形式進行內部推廣,以此強化知識管理內容的質量和吸引力;

項目的標準化管理:加強項目管理流程與技術管理流程的融合,形成面向項目整體的流程知識框架,并實現系統集成和統一管理;

工程咨詢模板化:結合工程咨詢的實際工作需要,完善操作流程和表單模板,打通全過程的工作鏈條;

系統易用性完善:立足知識管理系統平臺,結合新問題及新需求完善系統,不斷提高知識管理系統的易用性,實現系統對知識管理工作的支撐。

第四期:結構化知識經驗值的提煉

為了支撐公司發展核心業務工作站的戰略舉措,知識管理項目組提煉出業務數據庫結構及內容框架,針對各主營業務建筑產品進行了詳細技術指標體系搭建,為后續業務數據庫建設提供思路和模板。同時推動院內成立了各專業資深設計師組成的專家團隊,每周對設計流程、流程模板表單、項目屬性等進行集中討論,持續貢獻寶貴經驗。在超高層建筑、酒店建筑、綜合建筑、機場建筑等領域,簡化了知識采集并減少了知識積累的隨意性,通過一段時間的積累,可提煉相關數據的經驗值,進一步增加了華東建筑設計院在主營業務領域的核心競爭力。

第五期:知識管理深度應用

伴隨著業務的發展,華東建筑設計院與AMT繼續合作,全面推動提高員工知識獲取能力,完善知識管理系統架構,同時通過完善的應用推廣手段,擴大知識管理的覆蓋面。并樹立標桿形象,進一步擴大其在行業內的影響力。

AMT通過知識管理應用評估,對華東建筑設計院知識管理情況進行了一個完整的評估,包括應用情況以及成果質量等。自2008年開展知識管理工作后,已經經歷了從以儲存角度出發的知識管理工作到從實際設計師應用角度出發的知識管理建設,華東建筑設計院知識管理工作取得了跨越式的提升,能夠通過知識管理實現內部知識的體系化、內部知識工作的自覺化、知識價值的最大化。

知識管理的價值評估

通過5年持續的知識管理提升,從七個方面實現了對華東建筑設計院戰略的支撐: 

提高項目質量穩定性。通過知識管理與項目管理的結合,進一步規范設計的全過程,提高項目的標準化水平,降低項目成本,監控項目的進度,對過程中的階段性節點進行有效的把握。

提高重點領域專業性。通過知識管理推進了其專業化的發展,例如建立專業化的知識分類體系,設置關鍵屬性和各專項技術的知識地圖等。

工程品質領先性。不僅關注知識的共享和復用,也強調知識的創新,資料越是充裕、共享越是充分,創新的起點就越高,創新的成果越具有領先性,從而能體現出工程品質的領先性。

技術運用規范性。通過知識管理對已有的技術類文檔、資料進行整理,并根據華東建筑設計院項目運作的特點設置與其相匹配的文檔模板和Checklist

項目文檔可溯性。通過知識管理系統能夠讓員工方便快捷地找到過往華東建筑設計院的海量項目文檔,便于知識的查找、復用和推廣。

設計品質卓越性。結合知識管理和二八原則,加大投入以推進價值鏈前端業務領域關鍵技術的研究、積累和總結工作,并對價值鏈后端的業務進行標準化、規范化,從而節省資源。

經驗技巧共享性。知識管理對于華東建筑設計院來說一個很大的價值就是能充分挖掘員工大腦里的隱性知識,包括項目過程中的經驗、技巧、訣竅,通過知識管理把這部分最有價值的知識沉淀固化下來,并進行整理使之能在員工的工作中得到充分地利用,從而實現經驗技巧的充分共享,為項目服務。

根據2013年的評估結果,華東建筑設計院的知識庫中已經積累超過600多個項目信息和實景效果圖;超過4000份技術指標可以提供經驗數據,超過270個專家信息;上千篇研究及技術成果;超過8600篇項目文檔提供給設計師參考以及各專業業務學習資料;本年度內有超過32000次文檔瀏覽和16000人次登陸過系統。

華東建筑設計研究院技術中心副主任徐浩說:“知識管理這幾年的工作已經有了比較大的成效。前段時間,某酒店集團來院里考察時,通過系統直接展示了近幾年我們的酒店建筑項目數量,并看到每個項目的基本情況,設計理念和實景圖,展現了我們在酒店設計領域的實力,體現了知識管理對項目經營的有效支持。” 

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